Mit vizsgálnak — a három egyezés
Ha egyetlen dolgot érdemes megérteni az ellenőrzés logikájából, akkor ez az: nem külön-külön nézik a dokumentumokat, hanem egymáshoz mérik őket. Három egyezésen fordul meg minden:
- A program és a szerződés egyezése. Ugyanaz az óraszám, ugyanaz a forma, ugyanaz a megengedett hiányzás, ugyanaz az értékelési mód szerepel mindkettőben.
- A szerződés és a megvalósulás egyezése. Amit a szerződés ígért, azt a jelenléti ívek, a haladási napló és a teljesítés dokumentumai visszaigazolják.
- A megvalósulás és az adatszolgáltatás egyezése. Aki bent volt, az szerepel a FAR-adatszolgáltatásban; aki lemondta, az nem; a díjak a számlázással egyeznek.
Minden gyakori elmarasztalás valamelyik egyezés hiányából ered. Ezért a felkészülés sem „iratgyűjtés”, hanem összevetés.
Képzésenkénti dokumentum-ellenőrzőlista
Menj végig ezen minden olyan képzésen és turnuson, amely az ellenőrzés időszakába eshet.
| Dokumentum | Mire kell figyelni |
|---|---|
| Lezárt képzési program, verziószámmal | A turnus egy konkrét, lezárt verzióhoz tartozik; a program tartalmazza a hiányzási korlátot |
| Aláírt felnőttképzési szerződések | Minden résztvevőre, a képzés kezdete előtti dátummal, a kötelező tartalmi elemekkel |
| Aláírt jelenléti ívek, alkalmanként | Oktatói aláírás is; a foglalkozás időpontja, témája és az óra sorszáma kitöltve |
| Hiányzás-összesítő | Igazolt és igazolatlan hiányzás szétválasztva, a korláthoz mérve |
| A teljesítés dokumentumai | Vizsga- vagy értékelési jegyzőkönyv, feladatok, ponthatár a program szerint |
| Az adatszolgáltatás nyoma | Mikor, milyen tartalommal került beküldésre; a változások átvezetve |
| Számlák és díjak | A szerződés szerinti és a tényleg fizetett összeg összevethető |
| Oktatói iratok | Végzettség, gyakorlat, a programban előírt személyi feltétel teljesülése |
| Tananyag és annak verziója | Mit kapott a résztvevő, és melyik verzióból |
| Online rész bizonyítékai | Ha volt online alkalom: jelenlét, feladatok, a foglalkozásról készült összefoglaló |
| Adatkezelési tájékoztatás | A résztvevő megkapta; az adatszolgáltatás mint jogalap szerepel benne |
| Kiadott igazolások, tanúsítványok | Ki mit kapott, mikor; a saját igazoláson szerepel, hogy nem szakképzettséget igazol |
Tíz lépés egy délelőtt alatt
- Válassz ki két turnust — egy lezártat és egy futót. Ha ezek rendben vannak, a többi is nagy valószínűséggel az.
- Nyisd meg a képzési programot, és írd fel három számot: óraszám, megengedett hiányzás, értékelési mód.
- Vedd elő egy szerződést, és ellenőrizd ugyanazt a három adatot. Ha eltér, megtaláltad a legsúlyosabb hibát.
- Számold össze a jelenléti ívek óráit, és vesd össze a program óraszámával.
- Keresd meg a leghiányosabb ívet. Van olyan alkalom, ahol nincs oktatói aláírás, vagy hiányzik a téma?
- Válassz ki egy résztvevőt, akinek volt hiányzása, és vezesd végig: mennyi a hiányzása, mit írt elő a szerződés, mi lett a következménye.
- Vesd össze a résztvevői listát az adatszolgáltatással. Van, aki bent van az egyikben és nincs a másikban?
- Nézd meg a díjakat. A szerződéses összeg, a számla és az adatszolgáltatásban szereplő két díjmező összhangban van?
- Keresd meg az oktató iratait. Meg tudod mutatni öt percen belül?
- Írd fel, mi hiányzik, és tedd határidőssé. Egy hiánylista, amin dolgozol, jobb, mint egy rendezett mappa, amiről nem tudod, mi nincs benne.
Amin a legtöbben elakadnak
- Nincs lezárt programverzió a turnushoz. A program „élő” dokumentumként létezik, és nem derül ki, melyik állapota szerint futott a képzés.
- Utólag pótolt jelenléti ív. Az aláírás nem pótolható visszamenőleg; egy hiányos, de valós ív kezelhetőbb, mint egy utólag aláíratott.
- Nincs megadva a megengedett hiányzás. Sem a programban, sem a szerződésben — így a hiányzásnak nincs következménye, és a teljesítés sem igazolható.
- A számlázás és a szerződés eltér. Kedvezmény szóban dőlt el, dokumentum nincs róla.
- Szétszórt dokumentáció. A szerződés a postafiókban, az ív a szekrényben, a program a közös mappában, az adatszolgáltatás egy táblázatban. Az egyezés így nem ellenőrizhető — sem általad, sem a hatóság által.
Mit tesz ebből a far360
Erre a feladatra készült a rendszer ellenőrzésre kész dosszié funkciója. Ami ma működik:
- Turnusonkénti dosszié, egy letöltésben. Fedlappal, rendezett tartalommal és ellenőrzött (hash-szel igazolt) ZIP-állományban, hogy az átadott csomag utólag is azonosítható legyen.
- Hiánylista a csomag előtt. A rendszer nem akkor szól, amikor már késő. Tételesen kiírja például, hogy minden lezajlott alkalomra rögzítve van-e a jelenlét, fel van-e töltve az aláírt ív, van-e a turnushoz lezárt programverzió, rögzítve van-e a megengedett hiányzás, aláírták-e a szerződéseket, készült-e adatszolgáltatási állomány, és kiszámlázták-e a számlázható jelentkezéseket.
- Egy adat, több dokumentum. A szerződés, a jelenléti ív és az adatszolgáltatás ugyanabból az adatból készül, tehát a „három egyezés” alapból teljesül — nem utólagos egyeztetés kérdése.
- Műveleti napló. A letöltésekről és a módosításokról napló készül, ami magának a dokumentációnak a kezelését is igazolja.
És amit a hiánylista ma őszintén kiír magáról
2026. szeptember 25-től az a négy sor, amelyik korábban „a modul még nincs kész” jelzést adott — a tananyag-verzió rögzítése, az online részvételi napló, az oktatói iratok és a kiállított részvételi igazolások — valódi, mért szabály: a hiánylista a tényleges adatból számol. „A modul még nincs kész” jelzés már csak akkor marad, ha az adott példányon az oktatói modul nincs bekötve.
Amit a hiánylista továbbra sem tud értékelni: a vizsgaeredmény sora „nem értelmezhető” marad, mert vizsgakövetelmény-nyilvántartás nincs a rendszerben. És ami még hátravan: a négy új modul fájljai (igazolás-PDF, oktatói iratok, napló-CSV, tananyag-verzió kimutatás) ma még nem kerülnek bele a letöltött ZIP-csomagba — a hiánylistán viszont már látszanak. A FAR-állapotlánc és a határidő-figyelés 2026. szeptember 26-án elkészült: a hiánylista tizenharmadik tétele a turnus számított lánc-állapotát mutatja, és a ZIP 05_FAR_adatszolgaltatas/Allapotlanc.csv állományt is kap. A megőrzési szabály, a visszaállítási próba és az adatfeldolgozói nyilvántartás példány-szintű tételként jelenik meg a hiánylistán — ezek a telepítés állapotáról szólnak, nem a turnusról. Ami elkészül, a változásnaplóban jelenik meg először.
Gyakori kérdések
Ez az eljárás típusától függ, és a megkeresés tartalmazza — de a tapasztalat az, hogy az előkészítésre szánt idő mindig kevesebb, mint amennyit egy szétszórt dokumentáció összeszedése igényel. Ezért érdemes a képzés lezárásakor, nem az ellenőrzés hírére elkészíteni a képzés teljes dossziéját.
A képzés dokumentációja elektronikusan is vezethető, de ahol a jogszabály aláírást kíván — például a jelenléti íven —, ott legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás szükséges. Ezért a gyakorlatban a papíron aláírt, beszkennelt és a rendszerben tárolt példány a legbiztonságosabb út.
Dokumentáld a hiányt és a javítás lépéseit — dátummal, felelőssel. Egy vállalt, kezelt hiány sokkal jobb helyzet, mint egy utólag „rendbe tett” dokumentum, aminek a keletkezési ideje nem áll össze a többivel. Amit nem lehet pótolni (például egy elmaradt aláírást visszadátumozni), azt nem is szabad megpróbálni.
Az Fktv. 16. §-a szerint a képzéssel összefüggő dokumentumokat a dokumentum keletkezésétől számított nyolcadik év utolsó napjáig kell megőrizni. Ez hosszabb idő, mint amennyit egy postafiók vagy egy munkatárs laptopja kibír — ezért érdemes a megőrzés helyét és rendjét előre eldönteni.
- Jogszabályi háttér
- Fktv. (2013. évi LXXVII. törvény) 16. § — a megőrzendő dokumentumok köre és a megőrzési idő · Fktv. 13/A. § (2) c) — igazolatlan mulasztás · 11/2020. (II. 7.) Korm. rendelet 21. § és 26. § — a felnőttképzési szerződés tartalma, a képzés egységes dokumentuma és annak elektronikus vezetése.
- Utolsó tartalmi átnézés
- 2026. szeptember 25. A hivatkozott jogszabályhelyek ellenőrzésének alapja a Nemzeti Jogszabálytár 2026-09-20-i, hatályos egységes szerkezetű szövege. A 11/2020. Korm. rendelet 2026. december 31-től hatályos módosítását még nem néztük át.
- Jogi nyilatkozat
- Ez a lap tájékoztatás, nem jogi tanácsadás, és nem helyettesíti a hatósági megkeresésben foglaltak teljesítését.